Desarrollar y finalizar correctamente los claustros

¿Alguna vez te has preguntado qué hace que un claustro en el contexto educativo sea realmente efectivo? La clave reside en una dirección estratégica y dinámica que engancha y motiva a todos los participantes. En el ámbito educativo, donde los claustros son vitales para la toma de decisiones y la comunicación, liderar estas reuniones con habilidad y preparación es esencial para lograr resultados significativos.

Desde el inicio, es crucial establecer objetivos claros y precisos que guíen la participación y el tiempo dedicado a la reunión. Coordinar efectivamente con los participantes y aprovechar al máximo los medios disponibles son pasos fundamentales para asegurar un diálogo productivo y constructivo. A medida que se cierra el claustro, analizar los resultados y el desarrollo de la reunión es tan importante como la preparación inicial. Este enfoque estratégico no solo mejora la calidad del encuentro, sino que también establece un precedente para futuras reuniones exitosas.

Incorporar tecnologías adecuadas y métodos de participación efectivos puede transformar estos encuentros de meras formalidades a sesiones de colaboración activa y de gran valor

¿Cómo captar la atención del claustro?

Iniciar un claustro educativo de forma que capte la atención inmediata de cada participante puede ser un verdadero reto. A continuación, te presentamos algunas tácticas creativas y efectivas:

Comenzar con una discusión estimulante. Imagina iniciar con una pregunta provocadora como, «si tuviéramos que enseñar sin tecnología por un mes, ¿cómo nos adaptaríamos?». Seguro que esta pregunta te es familiar cuando hay algún problema informático en la red del centro. Este tipo de preguntas despierta la curiosidad y fomenta un debate activo desde el inicio.
Utilizar soportes visuales dinámicos. Considera el uso de presentaciones que vayan más allá de las diapositivas convencionales. Por ejemplo, si es un claustro sobre metodologías didácticas, puedes iniciar con un vídeo corto sobre innovaciones en educación o una cita impactante de un educador reconocido puede establecer el tono de la reunión de manera efectiva.
Crear un ambiente cálido desde el inicio. Un saludo amable y una sonrisa pueden marcar la diferencia en el tono de la reunión. Reconocer el esfuerzo y la carga de trabajo de corrección al empezar una sesión de evaluación suele ser apropiado . Establecer un ambiente acogedor fomenta la relajación y ayuda a centrar la atención. .
Valorar las diferencias individuales. Mostrar aprecio por las diversas opiniones y perspectivas enriquece la discusión y promueve un ambiente de respeto y colaboración. Un «Sobre el alumno XYZ, Isabel piensa que es mejor…Por otro lado Juan opina que deberíamos intervenir… «. Las diferencias individuales no tienen que ser siempre contradictorias y pueden servir para iniciar claustros o reuniones de departamento sobre un caso educativo que necesite puntos de vista diferentes.

¿Cómo usar preguntas para dirigir claustros?

En el contexto de los claustros educativos, el arte de formular y responder preguntas es esencial para facilitar un diálogo productivo y enriquecedor. Esta habilidad no solo mejora la comunicación, sino que también ayuda a profundizar en los temas tratados y fomenta una mayor participación. Vamos a explorar este tema con mayor detalle, incluyendo ejemplos específicos del mundo educativo.

Clases de preguntas

Las preguntas abiertas son cruciales en los claustros, ya que invitan a una discusión más amplia y permiten a los participantes expresar sus pensamientos de manera más completa. Por ejemplo, una pregunta como «¿De qué manera podemos hacer que el 1º de Bachillerato entregue los trabajos a tiempo?» puede generar una variedad de respuestas que abren camino a nuevas ideas y enfoques sobre los recursos para mejorar la planificación de entregables.

Por otro lado, las preguntas cerradas son efectivas para obtener respuestas directas y facilitar decisiones rápidas. Un ejemplo podría ser: «¿Estamos todos de acuerdo en cambiar las sesiones de tutoría de Primaria al lunes a mediodía?». No significa que se vaya a tener una respuesta uniforme y el consenso inmediato pero sirven para ir concentrando la atención para tomar decisiones.

Cómo formular preguntas

Formular preguntas de manera efectiva es un arte que requiere claridad, estrategia y precisión. ¡Ojo!: «Estrategia» no es sinónimo de «técnica manipulatoria». Estrategia está relacionado con cómo se organiza la información y se facilita la toma de decisiones transparente.

Las preguntas deben ser diseñadas para fomentar el pensamiento crítico y la reflexión, sin llevar implícita una respuesta deseada (¡ahí está la diferencia con el comportamiento manipulador!). Por ejemplo, en lugar de preguntar «¿Es bueno usar Google Classroom en Secundaria para Inglés?», se podría formular la pregunta como «¿Qué impacto creen que tiene usar Google Classroom en las clases de apoyo en Inglés en Secundaria? Así centras al claustro en el impacto educativo medible y no en un debate abstracto sobre lo bueno o lo malo.

Cómo responder preguntas

Responder preguntas de manera efectiva es igualmente importante. Una respuesta debe ser considerada y reflexiva, proporcionando no solo información, sino también fomentando una mayor indagación y discusión. Por ejemplo, si se pregunta sobre la eficacia de la metodología Montessori en Infantil, una respuesta efectiva podría ser: «Hemos observado mejoras en la psicomotricidad gruesa de los pequeños con este método, pero también es importante considerar es una metodología que puede tener ciertas limitaciones, ¿qué pensáis vosotros?».

En el mundo educativo, estas técnicas se aplican en diversas situaciones. Por ejemplo, en una reunión sobre la revisión del currículo, mejoras metodológicas, propuestas de innovación o uso de tecnologías, se pueden utilizar preguntas abiertas para explorar opiniones sobre qué áreas necesitan más atención. En discusiones sobre planes de convivencia, viajes escolares o planificación de las sesiones de evaluación, las preguntas cerradas pueden ayudar a llegar a un consenso sobre decisiones específicas.

Este arte no se aprende de un día para otro. Con práctica, atención y autoevaluación, estas habilidades pueden ser perfeccionadas para mejorar significativamente la calidad y el resultado de estas reuniones.

¿Cómo mejorar la participación en un claustro?

El manejo efectivo de la participación en los claustros educativos es esencial para garantizar que todas las voces sean escuchadas y que las reuniones sean productivas. Es importante conservar un grado de formalidad cuando se modera la participación ya que algunos claustros son propensos, a veces, a ser algo informales.

¿Cómo podemos manejar la participación en un claustro? Una de las claves para el manejo exitoso de las intervenciones del profesorado (u otros miembros) es asegurar que todos los miembros tengan la oportunidad de contribuir. Esto implica solicitar activamente la opinión de todos los participantes. Esto puede lograrse haciendo preguntas directas a aquellos que son menos proclives a hablar y asegurándose de que los participantes más extrovertidos no dominen la conversación.

Crear un ambiente facilitador es fundamental para que los participantes se sientan cómodos y seguros para expresar sus opiniones. Esto incluye el utilizar técnicas para equilibrar la participación. Por ejemplo, establecer un límite de tiempo para las intervenciones puede ayudar a evitar que algunas personas acaparen la conversación. Por favor, ¡no pongas un cronómetro en las intervenciones! de los compañeros ni mires el reloj. Mejor desarrolla el sentido de control de turnos y estrategias no verbales para moderar la participación.

Dos maneras en las que los educadores intervienen. Mediante la concesión de la palabra por orden de petición. Se suele dar en claustros más formales o masivos y establece una estructura clara y ayuda a mantener el orden, pero puede limitar la espontaneidad. Por otro lado, la espontaneidad de turnos por parte de los participantes. Este método es más flexible y puede fomentar una participación más natural, especialmente en grupos pequeños y bien integrados. Aunque puede causar desviaciones del tema y acaparación de tiempos.

Implementar estas estrategias y prácticas puede mejorar significativamente la calidad y los resultados de estas reuniones, asegurando que todas las voces sean escuchadas y que se tomen decisiones informadas y colectivas

¿Cómo usar las TICs en los claustros?

La adopción de TICs en los claustros educativos ha marcado un antes y un después en la forma en que se conducen estas reuniones esenciales. Estas herramientas no solo han mejorado, en la mayoría de las ocasiones, la comunicación y la participación, sino que también han abierto nuevas posibilidades para la colaboración y la eficiencia.

Claustros presenciales + TICs

Es normal hoy en día que en un claustro cada participante tenga un ordenador conectado a una red común. La información se comparte en tiempo real, las ideas fluyen a través de una pantalla compartida y las decisiones se toman con mayor rapidez. Este escenario es ahora una realidad en muchas instituciones educativas, donde el uso de tecnología en reuniones presenciales ha mejorado significativamente la interacción y el acceso a la información. Aunque también causa, a veces, problemas de cortesía profesional por estar pendiente de otras cosas en el ordenador y de atención a los detalles por sobresaturación de estímulos infográficos.

Claustros online

Las videoconferencias (Meet, Teams, etc) han eliminado las barreras físicas en los claustros educativos. Imagina un director de escuela que se une a una reunión desde una conferencia en otro país, o un profesor que participa en el claustro mientras asiste a un taller en otra ciudad. Estas situaciones, antes impensables, son ahora comunes gracias a las TICs. Los chats en tiempo real y las videoconferencias no solo permiten la participación a distancia, sino que también añaden una capa de flexibilidad y accesibilidad a las reuniones.

La integración de la comunicación síncrona (videoconferencias) en los claustros no solo facilita la logística en casos de restricciones horarias, deslocalización de profesores o situaciones de conciliación familiar, sino que también enriquece el contenido y la experiencia de la reunión.

¿Cómo finalizar los claustros?

El cierre de un claustro no es simplemente el fin de una reunión física o virtual; es una oportunidad para consolidar lo aprendido, clarificar los próximos pasos y dejar una impresión duradera. Veamos cómo se puede lograr esto de manera efectiva.

Claustros bien cerrados

Imagina un claustro donde, al final, en lugar de simplemente levantarse y marcharse, el moderador toma unos momentos para envolver la reunión de manera significativa. Esto incluye:

Concretar los resultados de la reunión. No es suficiente con haber discutido varios temas; es vital resumir lo acordado y los puntos clave. Por ejemplo, si se discutió la aplicación de los criterios de promoción o de una nueva política sobre la disciplina (normas de clase), el moderador podría resumir verbalmente, en menos de 1 minutos, las decisiones clave tomadas y los pasos a seguir.
Análisis del desarrollo de la reunión. El equipo directivo debe realizar un breve análisis sobre cómo se desarrolló la reunión puede ofrecer insights valiosos para futuras reuniones. Esto puede incluir qué funcionó bien, qué se puede mejorar y cómo se manejaron las discusiones.
Búsqueda de consenso y compromiso. Consenso y compromiso son cosas diferente. Se puede estar de acuerdo pero luego no observar acciones que demuestren compromiso por las acciones pactadas. Asegurarse de que todos estén en la misma página y comprometidos con las decisiones tomadas es crucial. Esto podría lograrse mediante una ronda rápida de confirmación o un gesto simbólico de acuerdo mirar a cada miembro o grupos y levantar el pulgar, por ejemplo.

Acciones tras el claustro

El cierre efectivo de un claustro también implica acciones posteriores a la reunión:

Distribuir un acta (o al menos un resumen). Compartir una carpeta en la nube con las actas es práctico. Enviar un email con cada acta no lo recomiendo porque se pierden en la carpeta de recibidos.
Pasos a seguir y responsabilidades. Asignar tareas y responsabilidades claras a los participantes asegura que las decisiones tomadas en el claustro se traduzcan en acciones concretas.
Próximo encuentro. Dejar establecida la fecha y el tema del próximo claustro puede mantener el impulso y se revisen acciones en una fecha determinada. Por ejemplo, si un departamento tiene que revisar la lista de libros o materiales que va a emplear, es bueno asignar un responsable y una fecha para la revisión provisional de la lista y otra para la definitiva.

¿Cómo hacer un acta de un claustro?

El acta de un claustro educativo es un documento fundamental que recoge de forma lo más neutral posible los puntos tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos durante la reunión. Vamos a sumergirnos en el proceso de cómo se elabora un acta efectiva.

Componentes de un acta para un claustro

Encabezamiento. Aquí se incluye el título de la reunión, la fecha, el lugar y la hora de inicio. Es el primer contacto con el contenido del acta y debe ser claro y preciso.

Listado de asistentes y ausentes. Se detalla quiénes estuvieron presentes y quiénes no. Esta parte es crucial para entender el contexto de la reunión y quiénes contribuyeron en las discusiones.

Orden del día. Este apartado refleja los temas tratados. Es importante respetar el orden en que se discutieron los puntos y mencionar si algún tema no se abordó, explicando brevemente el motivo. Se toma la convocatoria como referencia. Mi recomendación es que cuando elabores la convocatoria, hagas una copia para utilizarlo como base del acta. Así desde el inicio el formato del acta está preparado.
Desarrollo de la reunión. Aquí se describe brevemente lo discutido en cada punto del orden del día, quién intervino y qué compromisos o decisiones se tomaron. Es importante ser objetivo y evitar incluir opiniones personales, a menos que sea relevante o solicitado por el interviniente.
Cabecera o pie del acta. Sirve para los elementos formales como fecha, hora de realización, etapa educativa, etc.

Redacción del acta

Recuerda que un acta de un claustro no es necesariamente el acta de la sesión de evaluación. Las actas de las sesiones de evaluación suelen ser documentos obligatorios por normativa y han de cumplir los requisitos formales estipulados por las administraciones educativas y la políticas documentales del centro. Ahora nos centramos en los aspectos generales de cualquier acta de un centro educativo.

Claridad y neutralidad. El acta debe ser redactada de forma que refleje fielmente lo acontecido en la reunión, evitando ambigüedades o interpretaciones subjetivas. Un acta recoge lo hablado y lo pactado. No todo lo que se habla termina siendo consenso. Aunque una opinión quede por escrito no compromete (inicialmente) a llevarla a cabo.
Precisión en los detalles. Toma notas durante el claustro sobre los detalles (nombre de alumnos, libros, normativas, fechas, familias que necesitan ser llamadas u otras referencias. Es fundamental recoger todos los puntos tratados y las decisiones tomadas, sin omitir información relevante.
Speech To Text (STT). Si tienes habilidad con las tecnologías puedes usar la herramienta de dictado para ir más rápido. Las herramientas STT (del habla a texto) facilitan que detalles los puntos del orden del día. Grabas las reuniones no es recomendable por protección de datos y ética profesional.
Presentación impecable. El acta debe estar bien presentada, libre de errores gramaticales. Esto refleja el profesionalismo y la importancia del documento.

Imaginemos un claustro donde se discute la pertinencia de un viaje educativo a una granja. El acta reflejaría no solo las opiniones a favor y en contra, sino también los compromisos adquiridos por los distintos departamentos a la hora de concretar quién organiza, quién comunica y quién promueve el viaje. Además, si un profesor solicita que su opinión específica sea incluida textualmente, esto se reflejaría en el acta, preservando así la integridad de su contribución.

Referencias

Doyle, M., & Straus, D. (2006). Cómo hacer que las reuniones funcionen: El arte de la facilitación exitosa. Amat.
Kaner, S., Lind, L., Toldi, C., Fisk, S., & Berger, D. (2014). Guía de participación para reuniones efectivas. New Society Publishers.
Schwarz, R. (2002). El arte de facilitar la participación: Liderando grupos efectivos y reuniones de cambio. Jossey-Bass.
Senge, P. M. (2006). La quinta disciplina: El arte y la práctica de la organización abierta al aprendizaje. Doubleday.
Patterson, K., Grenny, J., McMillan, R., & Switzler, A. (2011). Crucial conversations: Herramientas para hablar cuando están en juego cosas importantes. McGraw-Hill.
Asana. (2022). Gestión de reuniones: Menos reuniones pero más efectivas. Recuperado de Asana
Kirsten, R. E., & Muller-Schwarz, W. (1989). Training meeting. Stuttgart: Deutsche.
Mucchelli, R. (1984). Preparación y dirección eficaz de las reuniones de grupo. Madrid: Ed. Ibérico Europea de Ediciones, S. A.
Fernández, A. (2013, 6 de marzo). Optimizar reuniones, también para claustros. Efepeando. Recuperado de https://www.efepeando.com/2013/03/optimizar-reuniones-tambien-para.html
Álvarez Fernández, M. (1988). El Equipo Directivo. Recursos técnicos de gestión. Madrid: Ediciones Popular.
Fritzteen, S. J. (1988). Ejercicios prácticos de dinámica de grupos. Santander: Sal Terrae.
Rousseau, G. (1980). Las reuniones en la vida de los grupos. Madrid: Narcea.